Guide de l’entreprise sur le travail à domicile pour les équipes qui n’auraient jamais cru cela possible!

Partout au Canada et dans de nombreux autres pays, les entreprises font leur part pour enrayer la propagation de la COVID-19 en encourageant le personnel à travailler à domicile dans la mesure du possible. Travailler à domicile pendant cette crise de santé publique est un défi imprévu pour les entreprises, mais il existe des moyens de s’adapter.

Heureusement, les équipes pourront travailler et collaborer efficacement, où qu’elles soient, grâce à une panoplie d’outils. Ces outils et ces conseils peuvent aider votre équipe à garder le cap :

Collaboration en ligne

G Suite par Google Cloud ou Microsoft Office 365 vous permettent d’accéder à des documents et facilitent le stockage, la modification et le partage en ligne ­en toute sécurité. Ces suites d’outils de productivité permettent également le partage du calendrier, le clavardage en temps réel et la vidéoconférence afin que vous puissiez tenir des réunions virtuelles efficaces.

Intégré à Office 365, Microsoft Teams est un centre de collaboration où les utilisateurs peuvent utiliser des logiciels familiers, comme MS Word, Excel et PowerPoint, en plus de partager des fichiers ou d’organiser des réunions et des groupes de clavardage.

Maîtrise des téléconférences

Ne sous-estimez jamais l’importance d’un simple appel téléphonique pour garder les employés connectés. Microsoft 365 Business Voice fournit à chaque employé un numéro qui s’applique à tous ses appareils et fait appel à une intelligence artificielle pour offrir la transcription automatique des messages vocaux, la traduction en ligne des séances de clavardage et le sous-titrage en temps réel des discussions des réunions, ainsi que les standards automatiques à plusieurs niveaux et les files d’attente d’appels, afin que vous ne manquiez aucun appel important.

Business Voice est une excellente solution pour les entreprises qui ont des bureaux à l’étranger, qui ont déjà adopté massivement Office 365 ou qui se tournent déjà vers le nuage pour une évolutivité rapide. D’autres entreprises pourraient avoir besoin de Rogers Unisson_MC. Offrant la messagerie instantanée ainsi que des fonctions de téléphonie, Rogers Unisson est un système de communications d’entreprise complet qui peut accueillir vos clients et diriger leurs appels au moyen d’un système de réponse entièrement automatisé, transférer les appels entrants entre les appareils mobiles des membres de l’équipe jusqu’à ce que quelqu’un y réponde, et bien plus encore.

Équilibre travail-famille

Souvent, les heures de travail des employés à distance sont plus longues; ils continuent sur leur lancée pendant la pause du midi et ne se déconnectent pas aux heures où ils quitteraient normalement le bureau. Compte tenu de la nature inhabituelle de la crise de la COVID-19, et en raison de la présence des enfants à la maison ou d’autres tâches découlant du confinement, votre équipe pourrait avoir besoin de plus de souplesse.

Les gestionnaires peuvent donner l’exemple en communiquant régulièrement avec les employés au début et à la fin de la journée, tout en leur rappelant qu’un travail flexible ne signifie pas qu’ils doivent travailler chaque minute libre. Envisagez l’envoi d’un simple courriel vers la fin de la journée pour remercier tout le monde de son travail et aider à tracer la ligne entre le travail et la vie privée.

Rencontres individuelles

De nombreux gestionnaires adoptent une politique de porte ouverte au bureau. Restez connectés en planifiant des rencontres virtuelles individuelles à intervalles réguliers, que ce soit par appel vocal ou par appel vidéo.

Les rencontres individuelles donnent aux employés l’occasion d’exprimer leurs préoccupations, de demander de l’aide ou de s’informer sur les prochaines tâches.

Applis mobiles pour équipes mobiles

Les travailleurs à distance ne peuvent évidemment pas se rencontrer pour bavarder autour de la machine à café, et c’est pourquoi de brefs échanges et des réunions dont l’ordre du jour est moins chargé sont une excellente idée. Cela permet des réponses plus rapides et donne l’occasion de poser des questions fondamentales ou d’en venir à un remue-méninges improvisé. Les applis mobiles comme Microsoft One Note, WhatsApp et Yammer peuvent améliorer la collaboration et la productivité.

Apprenez-en davantage sur la façon de garder votre entreprise connectée pendant la crise de la COVID-19.